Картинг-центр KARTEX

Коротко о клиенте.

Картинг-центр в городе миллионнике: 4 филиала, штат от 20 до 40 человек в зависимости от сезона. Основные направления:

• аренда спортивной техники и трассы,

• проведение соревнований,

• корпоративные мероприятия,

• школа картинга.

Положение дел до внедрения: основные проблемы и цель.

Клиент обратился в нашу компанию за внедрением CRM-системы. Цель внедрения - переход на цифровые инструменты, автоматизация бизнес-процессов.

Основные проблемы:

• база клиентов не ведется,

• сайт компании морально и технически устарел,

• общение с клиентами ведется в офлайне и по телефону,

• подарочные сертификаты и абонементы фиксируются в тетради и продаются только офлайн,

• нет удобной системы фиксации резервов трасс;

• договора, счета и др. документы подготавливаются в Microsoft Word,

• важные файлы хранятся локально на ПК, при необходимости пересылаются через почту,

• корпоративная почта не организована, используются личные почтовые ящики.

Обновление сайта и внедрение Битрикс24.

Так как сайт компании морально и технически устарел, плюс недавно пережил взлом, было решено перенести его с бесплатной CMS на 1С-Битрикс: Управление сайтом. В качестве CRM-системы был выбран Битрикс24, благодаря выгодному сочетанию цены и функционала.

Параллельно стартовали работы по обновлению сайта и внедрению Битрикс24.

Внедрение проходило в несколько этапов.

1. Регистрация портала и приглашение пользователей, настройка структуры компании.
2. Настройка CRM.
Настройка лидов, компаний, контактов: поля и карточки сущностей.
Настройка направлений сделок: Аренда картов, групповые мероприятия, Продажа сертификатов, продажа абонементов. Настройка карточек, роботов, бизнес-процессов, документов CRM.

Аренда картов - разовая аренда. Подготовлен специальная CRM-форма для упрощения регистрации на заезд. Клиенты могут заполнить форму самостоятельно с помощью смартфона или на специальном ПК-терминале. При заполнении формы проводится регистрация участников на заезд, сбор согласий и ознакомление с правилами техники безопасности. Результаты регистрации фиксируются в CRM. На основании введенных данных подготавливается печатная форма согласий для подписания клиентом. Аренду карта можно оплатить с помощью подарочного сертификата или абонемента.

Данный функционал позволил ускорить процесс регистрации и упростил работу менеджеров.

Групповые мероприятия. В сделках указывается время и бронируемая трасса, менеджеры всегда в курсе текущего графика. Также с помощью REST API Битрикс24 на сайте реализован раздел с графиками бронирования трасс. Клиенты в реальном времени могут посмотреть свободное/занятое время и подобрать дату аренды.

В данном направлении настроены документы CRM для подготовки договоров и печатных форм счетов. Менеджеры были очень рады автоматическому заполнению реквизитов по ИНН в карточках компаний.

Данный функционал дал возможность ускорить подготовку документов для организации групповых мероприятий, а также позволил реализовать прозрачную и понятную систему бронирования трасс.

Продажа сертификатов. Подготовлен реестр подарочных сертификатов, которые позволяет отслеживать действующие, использованные и просроченные сертификаты. Реестр сделан на базе списков. Проведена настройка бизнес-процесса генерации сертификатов с автоматической отправкой на email-клиента, а также сменой статуса по истечению срока действия сертификата.

На сайте компании подготовлен раздел по продаже подарочных сертификатов. Все заказы фиксируются в Битрикс24 в качестве сделки в данном направлении. После оплаты сделка автоматически закрывается и генерируется новый сертификат в реестре. Подарочный сертификат можно учесть при аренде карта или в качестве предоплаты для группового мероприятия.

Настроены отчеты, позволяющие отслеживать статусы сертификатов, а также расчитывать прибыль в данном направлении.

Данный функционал позволил отказаться от ведения реестра в тетради, автоматизировал и увеличил продажи подарочных сертификатов.

Продажа абонементов. Подготовлен реестр абонементов, воронка и бизнес-процессы по аналогии с сертификатами. Отличие только в том, что в абонементе учитывается количество посещений.

После настройки воронок к CRM были подключены все необходимые каналы коммуникации: чат на сайте, мессенджеры, социальные сети, телефония, электронная почта (настроена корпоративная почта в домене компании), СМС. Это позволило упростить коммуникацию менеджеров с клиентами: началось ведение базы клиентов, общение с клиентами в чатах ведется в рамках «одного окна», звонки клиентам и письма автоматически фиксируются в CRM - всегда можно найти кто и когда коммуницировал с клиентом.

Настроенные роботы позволяют отправлять автоматические оповещения клиентам о грядущих резервах.

К Битрикс24 подключен рекламный кабинет Яндекс.Директ для отслеживания эффективности рекламы, настроена сквозная аналитика.

Все важные файлы были загружены на Битрикс24.Диск. Больше не нужно искать где хранится векторный логотип компании :)

Итог внедрения спустя 3 года.

Сложно говорить о пользе внедрения сразу после завершения процесса. Поэтому мы и решили написать этот кейс спустя три года.

Что мы получили в итоге? Очень довольного клиента, с которым мы работаем и по сей день.

Что получил клиент? Тут коротко не скажешь. Если по пунктам, то:

• В базе CRM уже более 9 тысяч клиентов. База активно используется для маркетинговых активностей, настроены сегменты клиентов.

• Сквозная аналитика позволяет отслеживать эффективность рекламных каналов.

• Все запросы клиентов обрабатываются максимально быстро, всегда можно поднять историю взаимодействия с клиентом.

• Продажи подарочных сертификатов выросли.

• Автоматизированы рутинные процессы по подготовке документов и фиксации данных.

• Ну и самый главный итог - прибыль компании выросла.