Торговый центр "Сладкий сон"

О Заказчике
Компания "Сладкий сон" имеет два торговых центра в республике Башкирии, город Уфа. Более 50 сотрудников.

Цель внедрения Битрикс24:
Была постоянная проблема координации взаимодействия с сотрудниками. Необходима система для постановки задач и контроля исполнения. Так же требовалось руководителю компании контролировать ход работы отделений эффективно и удалённо, а сотрудникам иметь единую систему для ведения документации, своевременного получения заданий, уведомления сотрудников и общения. Было принято решение сделать автоматизированную воронку «Приёмки товара» для ТЦ (с учётом местоположения ТЦ и отдела приёмки).
CRM Битрикс24 позволяет сочетать в себе все эти функции. После разработки и внедрения воронки, руководитель компании намерен внедрить и другие бизнес-процессы в CRM.

Процесс внедрения, особенности проекта:
Было принято решение, сделать отдельный Смарт-процесс для воронки «Приёмка товара», настроить его, с учётом стадий процесса и необходимых полей;
Разработана схема бизнес-процесса в нотации BPMN;
Создан дополнительный процесс, для удобной настройки ролей сотрудников;
Все стадии воронки, были автоматизированы, автоматически назначаются задания сотрудникам, уведомления ответственным сотрудникам и руководителям;
Были разработаны циклы в заданиях, автоматический расчёт доли приёмщика, в зависимости от отдела и суммы приёмки.
Для обучения и вовлечения сотрудников использовались видео встречи, сообщения в мессенджерах.

Работа с решением. Достигнутые результаты:
В данный момент, сотрудники компании активно добавляются в CRM Битрикс24, приступают к выполнению своих обязанностей.
Руководство регулярно получает информацию о состоянии дел, прорабатывает с интегратором свои бизнес-процессы для дальнейшего внедрения их в CRM.
Контакты компании хранятся внутри компании, сотрудники имеют общий рабочий чат.
Основной функционал, которым пользуются:
1.     Чаты внутри компании;
2.     Автоматизированной воронкой «Приёмка товара», с назначением заданий для каждого сотрудника отдельно, в зависимости от роли;
3.     Назначением ролей, через написанный для этого процесс;
4.     Автоматический перенос сделок между стадиями воронок.
Пример работы функционала стадии:
Карточка приёмки, при её создании, обязует оператора заполнить необходимые поля. При попадании карточки на стадию «новая приёмка», запускается задание «Выберите ответственного приёмщика». После выбора, отправляет уведомление ответственному сотруднику. Сотрудник распечатывает необходимые документы, закреплённые в карточке. После распечатки, нажимает кнопку, приёмка меняет свою стадию на «Приёмка в работе». Отправляется уведомление Директору ТЦ и Оператору.  

Результат от внедрения:
После внедрения Битрикс24 процесс приёмки товара стал прозрачен, удобен и позволяет чётко регламентировать все действия, во время её проведения;
Руководитель может удалённо руководить процессом приёмки и видит всю её историю.
Ускорилась скорость процесса приемки товара сотрудниками на 26 %.
Легко можно назначить нового сотрудника на роль, при необходимости.
Менеджеры стали получать уведомления и задания, что повысило их внимание к сделкам. Тем самым, повысился коэффициент полезной работы сотрудников, а компания увеличила свою прибыль.