ГПКО "ДЭП-2

Битрикс24 в деле: как мы автоматизировали процесс согласования договоров в крупном госпредприятии

О клиенты
Сфера бизнеса
Строительство, ремонт и содержание автомобильных дорог
Тип лицензии:
Облако
Редакция продукта:
Профессиональный
Число сотрудников, которые работают в CRM: 
Более 70
Краткая информация о клиенте
Государственное предприятие Калининградской области «Дорожно-эксплуатационное предприятие №2» осуществляет следующие виды деятельности:
строительство, ремонт и содержание автомобильных дорог и сооружений на них;
автотранспортные перевозки;
производство и реализация асфальтобетонных смесей;
ремонт и эксплуатация малых, средних и больших мостов;
проектно-сметные работы по строительству, ремонту и содержанию автомобильных дорог.
Организация большая, в ней работает более 400 человек. При этом с CRM до внедрения Битрикс24 здесь не работали, хотя бизнес-процессы в компании сложнейшие. 

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент
Деятельность нашего клиента подразумевает сложную систему документооборота, отдельным пунктом в котором стоит этап согласования договоров. Именно этот процесс занимал много времени из-за большого количества согласующих лиц: почти все документы утверждает 5 - 7 отделов. Одним словом, информация терялась, согласование было неудобным. 
Поэтому основная задача, которая стояла перед нашими аналитиками на первом этапе работы — это построение четкой и прозрачной системы коммуникации и согласования договоров с использованием электронной цифровой подписи сотрудников. 
При этом наш заказчик был настроен на максимально эффективную работу под девизом: «Меньше согласований, больше действий». Наш любимый стиль работы!

Процесс внедрения, особенности проекта
В рамках предпроектного исследования мы определили с клиентом основные цели и задачи внедрения. А также прописали бизнес-процессы, которые предстояло автоматизировать. В итоге получили полноценное ТЗ, с которым и зашли в полноценное внедрение. 
В результате первого этапа работы наши аналитики разработали и внедрили основную воронку — «Заявки на ТМЦ». 

Это небольшая, достаточно стандартная воронка, где фиксируется процесс согласования договора. Заявки здесь создаются вручную. В плане автоматизаций здесь все довольно просто: есть несколько роботов, которые ставят задачи и меняют стадию сделки. 

В воронке задействован сложный смарт-процесс «Согласование договора». Этот процесс большой и массивный, и заключается он в поэтапном получении необходимых подписей от ответственных лиц (как работает процесс — расскажем ниже). 
В конце процесса согласования в системе автоматически формируется документ «Лист согласования». В нем отражена информация о том, кто согласовывал, сколько раз договор возвращали на доработку. 

Также по просьбе заказчика наши аналитики разработали отчет, который показывает сколько времени документ находится на согласовании у каждого ответственного лица. Раньше было непонятно кто задерживает задание. Теперь в этом небольшом отчете можно увидеть кто именно согласует в данный момент, на какой стадии договор и сколько времени находится документ на согласовании именно у этого сотрудника. 

Даже если ответственный сотрудник проигнорировал / не увидел оповещение о необходимости согласования, этот отчет позволит понять место задержки и своевременно принять соответствующие меры. 
Работа с решением (со стороны клиента)
Рассмотрим как выглядит работа в Битрикс24 со стороны менеджеров и руководства компании. 
На первом этапе воронки вручную заводится карточка сделки, в которой прописывается сама задача, ответственные за нее сотрудники и остальные необходимые параметры. На следующем этапе ответственные уточняют перечень необходимых материалов для этой сделки. Третий этап — самый важный, договор на выполнение поставленной задачи уходит на согласование руководству компании. Здесь работает наш сложный смарт-процесс  «Согласование договора».  Схематично он выглядит следующим образом. 
Договор поступает на согласование
Ответственный сотрудник нажимает «Начать процесс согласования», выбирает отделы, которые участвуют в согласовании. Есть три отдела, которые участвуют всегда. Еще три — добавляют опционально. 
Каждый ответственный сотрудник смотрит заявку, согласует документ и передает на следующий этап. Либо отправляет договор на доработку со своими комментариями, которые можно прописать прямо в сделке. Информация при передаче из одного отдела в другой никогда не потеряется. 
В итоге документ подтверждают бухгалтер и финансовый директор, информация переходит в 1С.
При согласовании документа ответственному лицу приходит задание, схематично оно выглядит так:

Здесь будет прикреплен договор, который необходимо утвердить. Для запуска процесса согласования — «Приступить». 
На первый взгляд кажется, что все просто. Но на самом деле это технически сложная настройка, с которой наши аналитики блестяще справились. 
После того как договор согласован всеми ЛПР, заявка уходит на завершающую стадию воронки и закрывается. 

Преимущества от внедрения
В разы снизилось время на согласование договоров
Нет потерь информации в ходе согласования при переходе из одного отдела в другой
Усилен контроль за прохождением документа по этапам согласования: можно легко понять в каком отделе сейчас находится договор и какой ЛПР за какое время его согласует
Все это ведет к ускорению бизнес-процессов в компании в целом и позволяет более эффективно осуществлять свою деятельность. 

Отзыв заказчика о проделанной работе
После того, как все работы были завершены, наш менеджер по сервису запросил обратную связь от заказчика.
В целом заказчики довольны сотрудничеством. Особенно их порадовала скорость работы, которая никак не повлияла на ее качество. Менеджеры компании получили в работу отличный инструмент, который освобождает значительное количество рабочего времени и существенно ускоряет процесс согласования договоров. И это время можно направить на работу по развитию компании, а не на выматывающие рутину и лишние движения